今回は、業務効率化を始める前に確認していただきたいポイントをいくつかご紹介します。

①現状の把握と業務の可視化

最初のステップは、現状の把握と業務の可視化です。

これが業務改善の出発点となります。まずは、業務の全体像をしっかり把握し、「何をどう効率化するか」をスタッフ全員で検討しましょう。

具体的には、以下のような項目を詳細に洗い出します。

• 担当者の名前や人数
• 作業工程や使用ツール
• 必要なスキル
• 作業にかかる時間
• 発生頻度

このように可視化することで、効率化に向けた適切な改善プロセスを描けるはずです。

②効率化する業務の選定

全体像が把握できたら、次にどの業務を効率化するか、どこに時間がかかっているかを見極めます。

ここで重要なのは、効果がすぐに見えやすい業務から着手することです。例えば、頻度が高く定型化しやすい業務は優先的に効率化しましょう。

もう一つのポイントは、業務の核となる部分を見極め、それ以外の業務は可能であれば外部に委託することです。

これにより、リソースの最適化が図れます。

③効率化の方法を考える

最後に、どのように業務を効率化するかを検討します。その際、「ECRS」の原則を取り入れるのがおすすめです。

• Eliminate（排除）
  不要な作業や業務を排除しましょう。
• Combine（結合）
  関連する業務や類似の作業を一括して行います。
• Rearrange（交換）
  作業の順序を見直し、効率的に並び替えます。
• Simplify（簡略化）
  作業を単純化、または簡略化する方法を探ります。

業務効率化の取り組みでは、トライ＆エラーが大切です。

都度都度、改善することにより、改善の精度を高め、継続的な効率化を実現できます。